Haben Sie sich nicht auch schon gefragt, warum Ihre Projektentwicklung häufig einen Verlauf nimmt, der sich mit rationalen Begründungen nicht erklären lässt? Stehen Sie auch manchmal „ratlos in der Landschaft“ angesichts nicht nachvollziehbarer behördlicher Einschätzungen und Entscheidungen, die Projekte erschweren oder verhindern? Fragen drängen sich auf. Liegen die Probleme an Behörden und Verbänden? Oder machen wir Fehler, zum Beispiel im Umgang mit Behörden und wenn ja, welche sind es und wie können wir das ändern?

In aller Kürze ein paar Tipps:

Behördenorganisation

Behörden sind komplexe, hierarchisch geordnete Organisationen mit strengen Vorgaben für Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe. Sie bestehen aus mehreren Ebenen, die wir zu Beginn des Antragsmanagements möglichst genau kennen lernen müssen. In der Regel werden wir mit
der sogenannten Arbeitsebene zu tun haben, vor allem im mündlichen oder im Mail-Kontakt. Das ist bei der normalen Projektentwicklungsarbeit in Ordnung, bedeutet aber nicht, dass wir die Leitungsebene ignorieren dürfen. Diese muss zumindest die rein materielle Möglichkeit haben, über die Arbeitsabläufe im jeweiligen Zuständigkeitsbereich ständig informiert zu sein. Also: Keine Post zu Händen der sachbearbeitenden Person adressieren, sondern immer an die Behörde ohne Zusatz. So hat die Leitungsebene die ihr zustehende Möglichkeit, im Wege des Posteingangs direkt zu erfahren, was ihre Mitarbeiterschaft zur Zeit zu tun hat. Die Wegweisung für den internen Postgang innerhalb der Behörde regeln wir mit dem Aktenzeichen und der Anrede der Sachbearbeiterin/des Sachbearbeiters.

Behördenchefin/Behördenchef

Ist die behördenleitende Person über das Projekt grundsätzlich so informiert, dass sie bei Bedarf als Führungskraft nachfragen und steuern kann? Oder ist sie de facto mehr oder minder dem, was in den Fachabteilungen läuft, ausgeliefert? Am Beispiel einer Kreisverwaltung dargestellt: Wir müssen realisieren, dass die untere Naturschutzbehörde (UNB) im Sinne der personalen Verantwortlichkeit eben nicht das Naturschutz- oder Umweltamt ist, oder die dort arbeitenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Trägerin der staatlichen Aufgabe Naturschutz, die im sogenannten übertragenen Wirkungskreis wahrgenommen wird, ist in voller Verantwortung die Landrätin als Hauptverwaltungsbeamtin (erste HVB) oder der Landrat beziehungsweise deren allgemeine Vertretung, z. B. in Form der ersten Kreisrätin oder des ersten Beigeordneten (als zweite(r) HVB).
An den Unterschriften erkennen wir die Bedeutung des Amtes: Der Behördenchef (z. B. Oberbürgermeister, Landrat, Regierungspräsident,
Landesamtpräsident etc.) unterzeichnet ohne Zusatz. Die Vertretung unterzeichnet „in Vertretung“. Alle anderen Bediensteten der Verwaltung, also auch die Leiterin der UNB, unterschreiben „im Auftrag“. Dies macht deutlich, wie die Grundstruktur einer solchen Behörde ist und wo letztlich die Verantwortung liegt.

Frühe Kontaktaufnahme

Nach erfolgter Flächensicherung spricht nichts mehr dagegen, mit der Projektidee zur Genehmigungsbehörde zu gehen und ihren Rat zu suchen. Die frühe Kontaktaufnahme hilft, von außen nicht erkennbare Probleme zu orten und die Behörde ein Stück weit in die Projektentwicklung einzubinden. Dies setzt grundsätzlich Kooperationsbereitschaft auf beiden Seiten voraus. Sollte sich die Behördenseite in der Arbeitsebene verweigern, hilft ein Gespräch mit der Führungsebene, zum Beispiel beim Landkreis mit der Dezernentin/dem Dezernenten oder einem der beiden HVB. In Gesprächen des niedersächsischen BWE mit Landräten und Dezernenten wurde darauf hingewiesen, dass viele schwierige Projektentwicklungen leichter laufen könnten, wenn man deutlich eher mit der Verwaltung und dort auch mit den Führungskräften gesprochen hätte.

Antragsparallele Informationsstränge aufbauen

Zwar erfolgt die eigentliche Antragsbearbeitung in der Genehmigungsbehörde durch die sogenannte Arbeitsebene (Fachabteilung, Fachamt). Aber sie ist so organisiert, dass die Aufgabenwahrnehmung der Arbeitsebene steuernd von der Chefebene und, abhängig von der jeweiligen Verwaltungsstruktur, auch von der Politik (z. B. Kreistag), begleitet wird. Deswegen ist es besonders wichtig, Verantwortliche und Mitverantwortliche von Anfang an über das Projekt zu informieren. Das bedeutet auf keinen Fall, dass dem Landrat und den Fraktions- oder Ausschussvorsitzenden im Kreistag die voluminösen Antragsordner zugemutet werden. Aber eine kleine Infobroschüre, wenige Seiten mit Bildern, verständlichem Text und Karten, setzt die Leser darüber in Kenntnis, dass ein Projektantrag eingereicht wurde, und ermöglicht es der Führungskraft in Administration und Politik, bei Bedarf nachzuhaken. Ob früher oder später, irgendwann „kommt es zum Schwur“. Wohl dem, der frühzeitig Infokanäle und Vertrauen aufgebaut hat.


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